Um processo de colaboração fluído ajuda as empresas e equipes a responderem as adversidades e mudanças com mais velocidade, isso sem falar o estímulo à inovação.

Estamos trabalhando cada vez mais por projetos e de maneira horizontal, métodos ágeis são cada vez mais adotados, e as estruturas em formato de chapters e squads também aparecem cada vez mais. Nessa realidade entender como as pessoas colaboram é fundamental.

Uma coisa é fazer isso numa equipe de 10 a 15 pessoas, agora quando estamos falando de projetos globais, e organizações de centenas ou milhares de pessoas esse mapeamento só pode ser feito através de People Analytics e ONA é a metodologia adequada para fazer isso.

ONA permite visualizar como as pessoas interagem e colaboram na organização através de levantamento ativo de dados (via pesquisas e questionários) e levantamento passivo vendo a pegada digital dos sistemas de colaboração internos ( email, slack, teams, etc.)

A seguir damos exemplo de alguns problemas de colaboração comuns identificados via ONA e como responder.

      1- Redes Centralizadas:

Problema: Centralização nos líderes formais e informais, atrasando a tomada de decisão, bloqueando inovação, alienando membros da equipe e sobrecarregando os líderes.

Por que isso acontece?

Líderes que trabalham no modelo comando e controle e estruturas e processos de trabalho muito concentrados na hierarquia.

Dominância dos especialistas – Se uma atividade depende de poucas pessoas super especializadas existe essa tendencia de centralização.

Falhas no desenho de papéis, poder de decisão ou incentivos.

Uma cultura organizacional baseada no medo e necessidade de constante aprovação dos outros.

Soluções:

Mentoria para ampliar o engajamento e autonomia ajudando as pessoas a se concentrarem no que e não no como.

Distribuir conhecimento através de ferramentas, aplicação de metodologias, dados e treinamento.

Revisar o pode de decisão, papéis e incentivos.

Integrar o conhecimento técnico ao processo de trabalho. (automação e distribuição de atividades)

2- Membros da rede desfavorecidos

Problema: Membros da equipe isolados com pouco acesso a recursos, lutando para contribuir. Isto afeta negativamente os resultados do grupo, engajamento e retenção.

Por que isso acontece?

Líderes que favorecem mais alguns membros da equipe do que outros.

Processos desgastantes que fazem com que algumas pessoas se desiludam e desistam

Falta de confiança em colegas ou excesso de confiança com quem tenho afinidade

Desconexão ou por falta de recursos, distanciamento, ou não encontrar significado no trabalho.

Soluções:

Crie um processo ou papel para reconhecer e integrar as pessoas.

Incorpore a inclusão como um valor do grupo

Adicione pontos de contato no processo para dar voz às pessoas e dar mais oportunidade de participação.

Amplie o uso de tecnologia para superar o distanciamento físico.

3 – Membros da rede desalinhados

Membros do time que não se relacionam acabam atrasando o trabalho, erodindo a coesão do grupo e minando o sucesso de um projeto.

Por que isso acontece?

Existe um acordo sobre objetivos integrados, mas na prática cada um conduz o trabalho onde os seus objetivos e os da sua unidade de negócio prevalecem.

Problemas e soluções considerando somente seu ponto de vista.

Pensamento de grupo (não há diversidade de ideias).

Desconfiança ou competição entre os membros da equipe.

Soluções:

Cocriar metas compartilhadas e reforçar com métricas e responsabilidades claras.

Criar processos para identificar e corrigir falta de alinhamento.

Construir um ambiente de segurança psicológica, através de práticas que ajudem o grupo a se reconectar, reduzir a competição interna e trabalhar a complementariedade entre eles.

4- Rede Sobrecarregada

Os membros da equipe não conseguem lidar com a demanda de colaboração. Há um excesso de mensagens, sobrecarga de reuniões, comitês, atividades não relacionadas as metas. Isto acaba tornando o tempo de trabalho insuficiente, compromete a tomada decisão, reduz engajamento e pode levar à Burnout.

Por que isso acontece?

Crescimento que ultrapassa a capacidade de entrega do time.

Reuniões e comunicação ineficientes.

Falta de métricas quanto à colaboração e distribuição de trabalho ( workload).

Medo de tomar decisões independentes do grupo e ficar de fora.

Uma cultura de super inclusão, todos estão envolvidos em todas as atividades e decisões.

Soluções:

Redesenhar a estrutura do grupo e de trabalho.

Definir e respeitar papéis e responsabilidades

Determinar o impacto do esforço das novas atividades, estimular o time a aprender adizer não.

Adotar disciplina nas reuniões e comunicações.

5- Redes Isoladas:

Um grupo que não se conecta com as contribuições de grupos internos e ou externos de stakeholders, e isso pode gerar decisões falhas, inovações que não respondem à dor dos clientes, e falta de integração na organização.

Por que isso acontece?

Separação estrutural, os próprios processos e desenho de estrutura contribuem para um isolamento do time. A distância geográfica (Por exemplo: franquias, filiais, plantas e unidades de negócio menores).

Excesso de foco no grupo – As discussões e decisões se concentram somente no grupo. Um exemplo é a diretoria desconectada da operação ou das filiais, tomando decisões só com base em sua experiencia e percepções.

Dar mais voz a alguns grupos por afinidade ou simplesmente para confirmar um viés cognitivo ou percepção. Deixando de lado grupos que considero menos importantes, ou que possam confrontar nossas decisões, ou trazer informações diferentes.

Solução:

Incluir de maneira sistemática influenciadores, líderes informais e interlocutores que possam trazer diversidade de pensamento e opinião.

Construir pontos de contato e interação com esses interlocutores.

Focar nos resultados na perspectiva dos outros (centrado nas pessoas e nos clientes).

Dar visibilidade para todos dos objetivos maiores da organização e das suas iniciativas.

6- Sobrecarga de prioridades:

Demandas de grupos externos que fazem com que o grupo perca o foco de sua missão principal e das prioridades. Com isso temos sobrecarga de trabalho, atividades que não geram valor, perda de qualidade na execução, atraso nas entregas, podendo até gerar Burnout.

Por que isso acontece?

Ênfase exagerada em agilidade.

Falta de Norte sobre o que é prioridade e as demandas acabam competindo entre si.

Cultura workaholic (pessoal e da organização)

A organização abraça projetos que não são de sua expertise, ou que foram mal mensurados, negociados ou ainda que tomam tempo e energia em atividades que geram pouco valor.

Soluções:

Mapear as atividades com stakeholders externos.

Revisar as demandas com base nas tarefas e pontos de colaboração (interface)

Forçar os decisores a negociar melhor o conteúdo e prazos das demandas

Adotar processos de definição de prioridades e mecanismos para tratar pedidos novos.

Ser transparente sobre a distribuição de trabalho e demandas, redefinir as prioridades do grupo de maneira coletiva.

Conclusão: Ter uma ideia de como estamos colaborando, traz maior assertividade na estruturação das equipes, distribuição de carga de trabalho, nos ajuda a ter maior fluidez e capacidade de resposta nestes tempos líquidos. ONA é uma excelente forma de visualizar os possíveis gargalos e espaços de melhoria.