Artigo de Tony Schwartz do Blog da Harvard Business Review -traduzido por Miguel Nisembaum

Por que de 25% a 50% das pessoas relatam estarem sobrecarregadas no trabalho?

Não é só o número de horas que estamos trabalhando, mas o fato de passar muitas horas contínuas realizando muitas coisas ao mesmo tempo.

O que perdemos acima de tudo, são pontos de parada, linhas de chegada (conclusões) e limites. A tecnologia borrou estes aspectos até ficarem irreconhecíveis. Aonde vamos, nosso trabalho nos segue, em nossos smartphones, tablets sempre insistentes e invasivos. É como uma coceira, não resistimos, mesmo sabendo que coçar só vai piorar as coisas.

Seja sincero – Você responde e-mails durante uma conference call ( ou ligações telefônicas com outras pessoas)? Você navega na internet enquanto finge tomar notas durante uma reunião? Você almoça na sua mesa de trabalho? Você liga pra clientes enquanto dirige, ou até pior responde ou envia mensagens de texto?

O maior custo ( caso você não bata o carro, ou bata a cara em um poste enquanto envia e responde e-mails) esta em sua produtividade. Isso é simplesmente consequência de dividir a sua atenção, assim você está parcialmente engajado em várias atividades, mas raramente totalmente engajado em nenhuma delas. Isso acontece por que quando mudamos de uma tarefa inicial para outra, aumentamos em média 25% do tempo de conclusão.

É por sempre estar fazendo alguma coisa que queimamos nossa reserva de energia ao longo do dia, então menos disponível a cada hora que passa.

Sei disso por minha própria experiência. Eu consigo escrever três vezes mais quando me concentro sem interrupções por um determinado período de tempo e em seguida faço uma pausa de verdade da minha mesa. A melhor forma de uma organização dar combustível para maior produtividade e inovação é encorajar períodos finitos de concentração, combinados com períodos curtos de renovação.

Se você é um gestor, três políticas que valem serem incentivadas:

1. Manter a disciplina em reuniões. Marque reuniões de 45 minutos ao invés de uma hora ou mais, assim os participantes se concentram, tem alguns momentos para refletir o que foi discutido e partem para a próxima atividade. Comece as reuniões no horário agendado e insista que todos os devices sejam desligados ao longo da reunião.

2. Para de exigir ou esperar respostas a todo instante do dia: Isso força sua equipe a agir de forma reativa, quebra a atenção, e dificulta a manutenção do foco nas prioridades. Deixe-os saírem do e-mail em alguns momentos, se for urgente ligue pra eles – mas que não seja com muita frequência.

3. Encoraje renovação de energias. Crie pelo menos uma vez durante o dia um momento onde você encoraje sua equipe a fazer uma pausa. Ofereça uma aula de yoga, ou meditação no meio da tarde, organize uma caminhada ou atividade física em grupo, ou considere em criar uma sala de descompressão onde as pessoas podem relaxar, ou tirar um cochilo. 

Cabe a cada um estabelecer seus próprios limites. Considere incorporar estes três hábitos:

1. Faça a coisa mais importante no primeiro horário da manhã de preferência sem interrupções por 60 / 90 minutos, com uma hora de inicio e fim. Se possível,trabalhe em um lugar com privacidade durante este período, ou com a menor interferência externa possível. Finalmente, resista o impulso a distração sabendo que você tem um horário de conclusão. Quanto mais concentrado conseguir ficar, mais produtivo você será. E quando tiver concluído deixe alguns minutes para renovar energias.

2. Estabeleça com frequência, horários agendados para pensar a longo prazo, criativamente, ou estrategicamente. Se não você pode sucumbir constantemente à tirania daquilo que é “urgente”. Encontre um ambiente diferente para fazer esta atividade — de preferência um que seja relaxante e propicie o pensamento livre.

3. Tire férias de verdade, com frequência. De verdade significa que de fato você está off-line do trabalho. Frequência significa varias vezes ao ano se possível, mesmo que sejam alguns dias adicionados ao final de semana ou uma pequena viagem em um feriado. A pesquisa mostra que você será bem mais saudável se aproveitar todo seu tempo de férias e bem mais produtivo.

Um único principio fundamenta estas sugestões. Quando você estiver engajado no trabalho, se concentre 100%, por períodos definidos de tempo. Quando você estiver recarregando as energias, recarregue de verdade.