Sempre fico atento aos artigos que o David Green compartilha sobre people analytics e dessa vez ele publicou um artigo de um profissional que admiro que é o Michael Arena
Entender as redes de colaboração pode nos ajudar a desenhar uma melhor estrutura que permite melhor equilíbrio entre momentos de foco e momentos de colaboração.
Já sabemos que o fato de sermos multitarefa é uma grande ilusão. A atuação multitarefa pode ter um impacto de até 40% em nossa produtividade, e existem estudos que comentam que se formos distraídos podemos levar até 23 minutos para atingir o nível de foco anterior.
Todos entramos no modo multitarefa inevitavelmente:
No dia a dia de trabalho normalmente temos que combinar diferentes projetos, entregas do dia a dia e demandas externas. O preço do excesso ou de ser multitarefa de forma desordenada é o que temos que evitar.
Na pesquisa do Michael Arenna elencou fases distintas de colaboração para equilibrar velocidade, inovação e execução. Às vezes, estão focadas externamente em explorar e gerar novas ideias. Enquanto em outros momentos, estão concentradas, com foco concentrado no desenvolvimento dessas ideias em soluções práticas.
O problema é mudar dessas fases com frequência ou de forma desordenada.
No estudo 2 equipes desenvolvendo produtos como apostas de inovação.
Um com uma equipe mais conectada com toda a rede e em resumo tendo dispersão de energia e de foco.
E outro com uma equipe mais focada no desenvolvimento do produto com uma área de de integração de solução e com menos interrupções externas.
A equipe mais focada e com interrupções menores foi mais produtiva.
Resultado –
Equipes focadas tem melhores resultados, a velocidade de atuação e o foco individual é melhor.
Uma equipe ágil com foco interno :
· Se concentra em um único projeto
· Tem alto grau de autonomia
· Poucas dependências externas
· Demandas externas limitados
Uma equipe ágil com foco externo:
· Trabalhando em projetos múltiplos
· Baixa autonomia
· Dependência externa
· Altas demandas externas.
Entender as redes de colaboração podem ajudar a entender se existem interrupções, sobrecarga de atividades, ou dependências que fazem com que haja dispersão de foco e energia.
A principal recomendação é saber estruturar de forma intencional os momentos de estabelecer exploração e conexão com toda a organização e os momentos de focar em desenvolvimento e produção. Em resumo colaboração é boa nas doses e momentos adequados. O excesso de colaboração pode ser ruim tanto quanto a ausência dela.
Um dos primeiros artigos que escrevi sobre ONA - Problemas comuns de colaboração entre times e como resolvê-los com ONA (Análise de Redes Organizacionais) ainda é super atual e quero colocar dois cenários que indicam sobrecarga e que podem ser identificados e sanados mapeando as interações entre as pessoas. E que acontecem com muita frequência em equipes desenvolvendo projetos de inovação.
Rede Sobrecarregada
Os membros da equipe não conseguem lidar com a demanda de colaboração. Há um excesso de mensagens, sobrecarga de reuniões, comitês, atividades não relacionadas as metas. Isto acaba tornando o tempo de trabalho insuficiente, compromete a tomada decisão, reduz engajamento e pode levar à Burnout.
Por que isso acontece?
Crescimento que ultrapassa a capacidade de entrega do time.
Reuniões e comunicação ineficientes.
Falta de métricas quanto à colaboração e distribuição de trabalho ( workload).
Medo de tomar decisões independentes do grupo e ficar de fora.
Uma cultura de super inclusão, todos estão envolvidos em todas as atividades e decisões.
Soluções:
Redesenhar a estrutura do grupo e de trabalho.
Definir e respeitar papéis e responsabilidades
Determinar o impacto do esforço das novas atividades, estimular o time a aprender a dizer não.
Adotar disciplina nas reuniões e comunicações.
Sobrecarga de prioridades:
Demandas de grupos externos que fazem com que o grupo perca o foco de sua missão principal e das prioridades. Com isso temos sobrecarga de trabalho, atividades que não geram valor, perda de qualidade na execução, atraso nas entregas, podendo até gerar Burnout.
Por que isso acontece?
Ênfase exagerada em agilidade.
Falta de Norte sobre o que é prioridade e as demandas acabam competindo entre si.
Cultura workaholic (pessoal e da organização)
A organização abraça projetos que não são de sua expertise, ou que foram mal mensurados, negociados ou ainda que tomam tempo e energia em atividades que geram pouco valor.
Soluções:
Mapear as atividades com stakeholders externos.
Revisar as demandas com base nas tarefas e pontos de colaboração (interface)
Forçar os decisores a negociar melhor o conteúdo e prazos das demandas
Adotar processos de definição de prioridades e mecanismos para tratar pedidos novos.
Ser transparente sobre a distribuição de trabalho e demandas, redefinir as prioridades do grupo de maneira coletiva.
